השגיאה מתקבלת כאשר בהגדרת תקופות הניכוי במקור בכרטיסי הספקים, אין חפיפה בין התקופות.
במקרה זה יש לאתר את הספקים ולעדכן עבורם את תקופות הניכוי בכרטיס, כך שייווצר רצף בין תקופות הניכוי.

ניתן לייבא קבצים מ- SAP Business One לחשבשבת חלונות ולאחר מכן להפיק את דוח המעמ המקוון. התהליך הוא כזה: 

• על המשתמש לייצא קובץ moving.dat מ- SAP Business One (כפי שעשה עד היום).
• על המשתמש להתקשר לתמיכה של חשבשבת ולקבל מהם קובץ PRM והנחיות כיצד לייבא את הקובץ ע"י שימוש בקובץ
  ה-PRM ופעולה נוספת שנדרשת לבצע (איחוד מנות).

קורה באחד משני מצבים:

• סך דיווח חודשי ברמת החברה שלילי  (הגדרת חוק הדיווח ע"י הרשות)
• סך תשלומים לספק ברמה שנתית שלילי  (הגדרת חוק הדיווח)

יש לעבוד על פי השלבים הבאים:
1. מפיקים דוח ניכוי מס במקור לספק (או ספקים)
2.  לוחצים דאבל קליק על מס' השורה על מנת להכנס לדוח הניכוי המפורט לספק
3. לוחצים על העיפרון של העריכה ומוודאים שעריכת ברירת מחדל היא אישור על ניכוי במקור
4. לוחצים על אייקון המדפסת על מנת להדפיס את האישור

מדובר בקבצים במבנה אחיד שניתן להפיק מתוך ה SBO:
דוחות-> כספים-> הנה"ח-> דוחות במנה אחיד-> בוחרים טווחי תאריכים והקבצים מיוצרים.
הקבצים יישמרו בספריית OPENFRMT

1. בתנועת היומן, שילוב של חשבון מע"מ תשומות רגיל עם חשבון מסוג 'אחר' – לא תקין. יש לשנות את סוג החשבון לחשבון מסוג 'הוצאות'.
2. בתנועת היומן, שילוב של חשבון מע"מ ציוד ונכסים עם חשבון מסוג 'הוצאות' - לא תקין. יש לשנות את סוג החשבון לחשבון מסוג 'אחר'.
3. חוסר התאמה בין הגדרת המע"מ בכרטיס הספק ובין הגדרת המע"מ בחשבון – למשל ספק שמוגדר כחייב במע"מ ובתנועת היומן נבחר חשבון הוצאות פטור ממע"מ ולהיפך.
   קורה כאשר התיוג חייב במעמ של החשבון שונה לאחר הוספת החשבונית.

את הוצאות הייבוא (עמיל מכס וכד') יש לרשום בתנועת יומן נפרדת של הוצאות מול הספק. את רשומון הייבוא (9 ספרות בדיוק) יש לרשום באסמכתא 2 (בכותרת ובשורות) והכי חשוב לדאוג לבחור בתנועה את קוד התנועה שהגדרנו עבור סיווג 'רשומון ייבוא' בדוח מע"מ.

כן ניתן לרשום תנועת יומן מפוצלת שכוללת מספר חשבונות מסוג 'הוצאות'. יש להקפיד שכל החשבון יהיו מסוג 'הוצאות' ולא מסוג 'אחר'.
הסכום התפעולי יחושב כסכום של סה"כ חובה בחשבונות ההוצאה ואחוז המע"מ יחושב כסכום המע"מ חלקי הסכום התפעולי.